Phần mềm kế toán VietSun được xây dựng theo các chuẩn mực kế toán theo quy định, bên cạnh đó chương trình cũng có nhiều tính năng quản trị có thể vận dụng theo từng nhu cầu quản lý của doanh nghiệp. Tuy nhiên trong phạm vi 6 bài hướng dẫn này, chúng tôi chỉ đưa ra các hướng dẫn cơ bản nhất nhằm giúp các anh chị có thể tìm hiểu nhanh khi lần đầu sử dụng phần mềm VietSun.

Tài khoản sử dụng và thiết lập tài khoản đồng cấp

1. Tài khoản sử dụng

- Theo mặc định VietSun sử dụng hệ thống tài khoản chi tiết đến cấp II theo quy định và một số tài khoản chi tiết khác để đáp ứng yêu cầu quản lý
- Hệ thống tài khoản đặt tại Hệ thống - Khai báo hệ thống - Định nghĩa tài khoản sử dụng
Gợi ý: Trong mục này, chúng tôi đã thiết lập hệ thống tài khoản cập nhật theo quy định, do đó bạn không phải thao tác gì thêm. Để khai báo các đối tượng chi tiết cho tài khoản (còn gọi là tiểu khoản), bạn thực hiện theo hướng dẫn tại mục 2.1 của bài này.

2. Thiết lập sử dụng tài khoản đồng cấp

- Đồng cấp là cùng cấp độ chi tiết. Tài khoản đồng cấp là những tài khoản có cùng mã cấp chi tiết
- Chức năng này giúp đơn vị giải quyết được 2 vấn đề quan trọng:
        + Tiết kiệm thao tác khai báo chi tiết cho tài khoản.
        + Đáp ứng bài toán quản lý và lấy báo cáo doanh thu, giá vốn và lãi lỗ từng mặt hàng
- Theo mặc định đã có 3 nhóm tài khoản đồng cấp:
Nhóm thương mại: Gồm các TK 1561, 1571, 5111, 5121, 5211, 5311, 5321, 6321, 91111 - Đối tượng chi tiết của các TK này là các mặt hàng, sẽ được bạn khai báo ở mục 2.1 của bài này
Nhóm thành phẩm / công trình: Gồm các TK 155, 1572, 1542, 6211, 6212, 5112, 5122, 5212, 5312, 5322, 6322, 91112 - Đối tượng chi tiết của các TK này là các thành phẩm hoặc công trình, sẽ được bạn khai báo ở mục 2.1 của bài này
Nhóm dịch vụ: Gồm các TK 1543, 5113, 5123, 5213, 5313, 5323, 6323, 91113 - Đối tượng chi tiết của các TK này là các dịch vụ, sẽ được bạn khai báo ở mục 2.1 của bài này
Gợi ý: Trong mục này, chúng tôi đã thiết lập các nhóm tài khoản đồng cấp phù hợp với yêu cầu quản lý, do đó đơn vị không phải thao tác gì thêm.

Khai báo các danh mục đối tượng chi tiết

1. Khai báo danh mục chi tiết tài khoản

- Chức năng này giúp đơn vị khai báo danh mục cho từng tài khoản cần mở chi tiết
- Thực hiện khai báo tại Hệ thống - Khai báo danh mục - Danh mục chi tiết tài khoản
- Một vài gợi ý:
       + Đối với tài khoản có nhiều đối tượng chi tiết, trước hết bạn nên phân cấp thành các danh mục, sau đó trong từng danh mục bạn tiến hành khai báo các đối tượng chi tiết
       + Một đối tượng chi tiết thông thường gồm có cột mã cấp và tên cấp. Đối với các tài khoản phải thu phải trả sẽ có thêm cột địa chỉ, mã số thuế - làm dữ liệu để hiển thị trong một số báo cáo. Đối với các tài khoản hàng tồn kho sẽ có cột đơn vị tính và phương pháp tính giá xuất kho, chương trình sẽ tính giá xuất theo phương pháp bạn đã chọn.
- Một số tài khoản đơn vị cần phải khai báo danh mục các đối tượng chi tiết:
Tài khoản        Gợi ý phân danh mục                         Đối tượng chi tiết
1121,1122                                                                 Các ngân hàng giao dịch
131                  Vùng, miền                                        Các tổ chức, cá nhân mua hàng hoá, dịch vụ
141                  Phòng ban                                         Tên nhân viên tạm ứng
1521                Theo nhóm NVL chính                         Từng mã nguyên vật liệu chính
1522                Theo nhóm NVL phụ                           Từng mã nguyên vật liệu phụ
1531                Theo nhóm CCDC                               Từng mã công cụ dụng cụ
155                  Theo nhóm thành phẩm/công trình      Từng mã thành phẩm hoặc công trình
1561                Theo nhóm hàng hoá                          Từng mã hàng hoá
211                                                                           Từng mã tài sản cố định
242                                                                           Từng loại chi phí trả trước
331                                                                           Các tổ chức, cá nhân cung cấp hàng hoá, dịch vụ
341                                                                           Các tổ chức, cá nhân đi vay

- Một vài hình ảnh khai báo:

Hình ảnh khai báo chi tiết tài khoản 1121 - Tiền gởi ngân hàng VNĐ

Hình ảnh khai báo chi tiết tài khoản 141 - Tạm ứng

Hình ảnh khai báo chi tiết tài khoản 1561 - Hàng hoá

2. Khai báo danh mục kho hàng

- Khai báo kho hàng để đơn vị nhập liệu và lấy báo cáo theo từng kho

3. Khai báo danh mục khoản mục phí

- Khai báo khoản mục phí để đơn vị nhập liệu và lấy báo cáo theo từng khoản mục chi phí phát sinh tại đơn vị. Mặc định của chương trình đã có một vài khoản mục phí, đơn vị có thể khai báo thêm để phù hợp với yêu cầu quản trị và quyết toán chi phí của thuế TNDN.

Khai báo danh mục khoản mục phí

4. Khai báo danh mục đơn vị tính

- Khai báo các đơn vị tính của các mặt hàng mà đơn vị sử dụng. Các đơn vị tính được khai báo ở phần này sẽ được dùng khi bạn khai báo danh mục chi tiết của tài khoản hàng tồn kho ở mục 2.1 của bài này.

5. Khai báo danh mục loại tài sản, bộ phận sử dụng

- Khai báo danh sách các loại tài sản và danh sách các phòng ban sử dụng tài sản. Dữ liệu của phần này được dùng khi bạn lập thẻ TSCĐ.

Các khai báo và trình tự thực hiện nghiệp vụ tính giá thành

1. Các khai báo hệ thống

Khai báo danh mục chi tiết thành phẩm
- Phần này bạn thực hiện theo hướng dẫn tại 2.1 ở trên

Về phương pháp tính giá thành
- Mặc định phần mềm tính giá thành theo phương pháp trực tiếp, trong đó:
+ Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp (621) được hạch toán chi tiết theo từng đối tượng thành phẩm và kết chuyển tương ứng về TK 1542
+ Chi phí nhân công (622) và chi phí sản xuất chung (627) được phân bổ về 1542 theo tỷ lệ nguyên vật liệu trực tiếp
- Trường hợp đơn vị bạn áp dụng những phương pháp khác như định mức, phân bổ hệ số, giá thành từng công đoạn thì hãy liên hệ để chúng tôi tư vấn và hiệu chỉnh phù hợp

2. Thực hiện các nghiệp vụ kế toán chi tiết có liên quan

a. Nhập kho nguyên vật liệu
Phần hành thực hiện: Kế toán chi tiết - Kế toán hàng hoá - Nhập hàng mua nội địa
b. Xuất nguyên vật liệu cho sản xuất
Phần hành thực hiện: Kế toán chi tiết - Kế toán hàng hoá - Xuất sản xuất
c. Nhập kho thành phẩm hoàn thành
Phần hành thực hiện: Kế toán chi tiết - Kế toán hàng hoá - Nhập kho thành phẩm
d. Nhập chi phí nhân công và chi phí sản xuất chung
Phần hành thực hiện: Phiếu chi, Các nghiệp vụ kế toán khác

3. Thực hiện các bút toán tổng hợp tự động

e. Xác định chi phí SXKD dở dang
Phần hành thực hiện: Kế toán tổng hợp - Xác định chi phí dở dang
f. Tính giá vốn bình quân theo kỳ cho các tài khoản 152
Phần hành thực hiện: Kế toán tổng hợp - Tính giá vốn bình quân theo kỳ
g. Chạy module kết chuyển chi phí 621, phân bổ chi phí 622, 627 và kết chuyển giá thành nhập kho
Phần hành thực hiện: Kế toán tổng hợp - Xác định kết quả kinh doanh