Phần mềm kế toán VietSun được xây dựng theo các chuẩn mực kế toán theo quy định, bên cạnh đó chương trình cũng có nhiều tính năng quản trị có thể vận dụng theo từng nhu cầu quản lý của doanh nghiệp. Tuy nhiên trong phạm vi 6 bài hướng dẫn này, chúng tôi chỉ đưa ra các hướng dẫn cơ bản nhất nhằm giúp các anh chị có thể tìm hiểu nhanh khi lần đầu sử dụng phần mềm VietSun.

Nguyên tắc sửa xoá dữ liệu

Nhập liệu ở đâu thì sửa xoá ở đó: sửa xoá dữ liệu đã nhập vào khai báo hệ thống thì bạn vào lại phần khai báo hệ thống để thực hiện; số dư đầu kỳ thì vào lại phần nhập số dư đầu kỳ; với chứng từ phát sinh thì xem lại các chứng từ phát sinh đã nhập; với bút toán phân bổ kết chuyển tổng hợp thì vào lại phần hành kế toán tổng hợp để xoá bỏ và chạy lại.

1. Sửa xoá các đối tượng đã nhập từ phần hành khai báo hệ thống

Các đối tượng chi tiết từ khai báo hệ thống có thể là danh mục các mã hàng hoá vật tư, danh mục khách hàng, danh mục khoản mục phí, hoặc các đối tượng khác

Ví dụ sửa xoá đối tượng chi tiết của một mã hàng hoá bất kỳ

- Vào lại Hệ thống - Khai báo danh mục - Danh mục hàng hoá
hoặc Hệ thống - Khai báo danh mục - Danh mục chi tiết tài khoản khác - Chọn 1561
- Tìm đến và kích vào mặt hàng đó
- Nhấn nút Sửa (hoặc phím tắt là Ctrl + E) để sửa đối tượng này
- Nhận nút Xoá (hoặc phím tắt là Ctrl + D) để xoá đối tượng này
[Lưu ý: nếu đối tượng bạn cần xoá đã được nhập số liệu thì phần mềm sẽ cảnh báo không cho xoá, bạn cần xoá bỏ các số dư đầu hoặc chứng từ phát sinh đã nhập cho đối tượng này trước khi xoá bỏ chúng]

2. Sửa xoá các chứng từ phát sinh đã nhập

Tổng quan nhất là vào Trợ giúp - Tìm kiếm số liệu
- Tiếp theo bạn cần lựa chọn một hoặc đồng thời các điều kiện tìm kiếm để tìm chứng từ nhanh nhất, như:
“Tài khoản”: nhập tài khoản có liên quan đến chứng từ cần tìm
“Thời gian”: lựa chọn khoảng thời gian để tìm
“Điều kiện khác”: để tìm theo số chứng từ, thành tiền, họ tên, nội dung …
- Nhấn nút Tìm kiếm (phím tắt F5) để chương trình hiện ra chứng từ
- Kích vào chứng từ cần sửa xoá và thực hiện:
+ Để xoá chứng từ, kích phải chứng từ chọn “Xoá chứng từ”
+ Để sửa ngày hoặc số chứng từ, kích phải chứng từ chọn “Điều chỉnh ngày, số chứng từ”
+ Để sửa các chỉ tiêu khác của chứng từ, nhấn “Xem lại phiếu” rồi kích vào chỉ tiêu cần sửa để thực hiện

Ngoài ra, khi bạn đang xem các báo cáo chi tiết từ phần mềm, bạn vẫn có thể nhấn nút “Xem lại phiếu” để xem lại chứng từ và chỉnh sửa.

3. Xoá các bút toán tổng hợp và thực hiện lại

Xoá các bảng trích khấu hao tháng

+ Vào kế toán tổng hợp - Khấu hao tài sản cố định
+ Chọn tháng, năm đã trích
+ Nhấn “Xoá bảng tính”

Xoá các bảng phân bổ chi phí trả trước

+ Vào kế toán tổng hợp - Phân bổ công cụ dụng cụ
+ Gõ lại từ tài khoản … đến tài khoản … mà bạn đã nhập để phân bổ
+ Chọn ngày bạn đã nhập để phân bổ
+ Nhấn “Tìm kiếm” để hiện dữ liệu
+ Nhấn nút “Xoá bỏ” bảng phân bổ

Xoá các bút toán phân bổ, kết chuyển khác

+ Vào kế toán tổng hợp - Xác định kết quả kinh doanh
+ Chọn từ ngày … đến ngày … mà bạn đã thực hiện
+ Nhấn nút “Xoá bỏ” các bút toán tổng hợp